Réduire les coûts d’achat

• Le prix unitaire et le coût total réel ne sont pas la même chose.
• La consommation, les stocks et les quantités commandées doivent être examinés avant de prendre des mesures.
• Une baisse de qualité peut entraîner par la suite des coûts de remplacement, de réclamation ou de main-d’œuvre.
• Pour être comparables équitablement, les offres doivent porter sur un périmètre identique.
• Les besoins, le stockage et les conditions de livraison ont également une incidence sur les coûts.
• Les changements doivent être concertés avec les membres du personnel concernés.
• L’effet d’une mesure doit être vérifié avant de pouvoir l’évaluer.

Commencez par choisir une catégorie de produits ou un service de portée limitée, puis définissez la période à examiner. Relevez les quantités, les prix, les frais de livraison et les éventuels suppléments. Vérifiez que les données sont complètes et déterminez s’il faut harmoniser des unités ou des descriptions d’articles différentes. Distinguez les quantités effectivement achetées de celles qui ont été consommées à l’hôtel.

Une comparaison avec des périodes antérieures n’est pertinente que si le périmètre et les conditions d’exploitation ne diffèrent pas sensiblement, ou si les écarts sont expliqués. Une hausse du nombre de clients, des horaires modifiés, de nouveaux services ou un conditionnement différent peuvent influer sur la consommation. Achats et fournisseurs à l’hôtel définit le cadre d’un approvisionnement organisé ; pour les stocks et les quantités commandées, consultez Acheter les fournitures de l’hôtel.

Outre le prix, prenez en compte les frais de livraison, les quantités minimales, les conditions de paiement ainsi que les coûts de stockage et de traitement. Pour les produits consommables, un meilleur rendement peut être déterminant s’il est démontré dans les conditions réelles d’exploitation. Pour les équipements durables, tenez compte de leur longévité, de leur entretien et des possibilités de remplacement. Ne comptabilisez pas comme des économies certaines des économies hypothétiques lorsque la consommation ou la durée d’utilisation ne sont pas étayées.

Demandez des offres comparables et vérifiez qu’elles portent sur la même qualité et les mêmes prestations. Un article moins cher peut être assorti de conditions qui ne correspondent pas à vos besoins. La page Choisir ses fournisseurs donne des conseils pour comparer les offres en toute transparence. Si des critères d’origine ou d’impact environnemental sont pris en compte, ils doivent rester visibles dans l’évaluation ; Approvisionnement durable décrit ce lien.

Vérifiez si des pertes sont dues à des stocks excédentaires, à des marchandises endommagées, à la détérioration, à des conditionnements inadaptés ou à une distribution mal définie. Le personnel de cuisine, d’entretien ménager et de maintenance peut souvent expliquer pourquoi certains produits ne sont pas utilisés de manière appropriée. Recueillez des observations avant de réduire les besoins : un niveau de stock plus faible n’est pas une réussite s’il entraîne des ruptures ou des commandes urgentes supplémentaires.

Standardisez les articles lorsque cela est pertinent, tout en préservant le choix lorsque des besoins différents remplissent une véritable fonction. Réorganisez les procédures de commande afin de regrouper les besoins tout en les couvrant à temps. Dans la restauration, la planification et la consommation réelle peuvent être examinées conjointement ; Restauration et services complémentaires à l’hôtel apporte un éclairage opérationnel à ce sujet. La rubrique Développement durable peut également aider à examiner conjointement l’utilisation des ressources et les coûts.

Avant tout changement, précisez le poste de coût visé, le niveau de qualité à maintenir et la manière dont le résultat sera mesuré. Évitez si possible de modifier plusieurs facteurs à la fois si vous souhaitez comprendre l’effet de chacun. Prévoyez une période d’observation adaptée et tenez compte des variations d’occupation ou de saison. Consignez si le changement attendu s’est effectivement produit.

Examinez également les effets secondaires : une hausse du temps de travail, des pertes plus importantes, des réclamations ou une durée de vie réduite peuvent annuler les avantages d’un prix d’achat plus bas. Associez à l’évaluation les membres du personnel responsables et adaptez le processus si la mesure perturbe l’exploitation. Finances et contrôle de gestion à l’hôtel présente le cadre permettant d’intégrer les données d’achat dans la planification de l’établissement. La maîtrise des coûts consiste à prendre de meilleures décisions, et non à réduire chaque dépense sans tenir compte de sa fonction.

Comment un hôtel peut-il repérer des économies possibles sur ses achats ?

Commencez par réunir des données fiables sur les quantités, les prix, les frais de livraison et la consommation. Recherchez les stocks excédentaires, les variantes inutiles, les commandes urgentes ou les prestations non utilisées. Échangez avec les services qui utilisent les produits au quotidien au sujet de vos observations.

Un fournisseur moins cher permet-il automatiquement de réduire les coûts ?

Pas nécessairement. Les frais de livraison, les quantités minimales, la qualité, la fiabilité et la charge de travail au sein de l’hôtel influent sur les coûts réels. Comparez des offres répondant aux mêmes exigences et vérifiez la qualité du service après le changement.

Comment calculer le coût total d’un article ?

Prenez au minimum en compte le prix d’achat et les éventuels frais de livraison ou suppléments. Selon l’article, la consommation, le stockage, la durée de conservation, l’entretien et la charge de travail peuvent également être pertinents. Utilisez uniquement des données que vous pouvez vérifier dans le cadre de votre propre exploitation.

Puis-je réduire les coûts d’achat en commandant de plus grandes quantités ?

Cela peut être avantageux si les conditions s’y prêtent, mais augmente les besoins de stockage et le capital immobilisé, et peut entraîner des pertes pour les produits périssables. Comparez l’avantage tarifaire à la consommation, à la fréquence des livraisons, à l’espace de stockage et à la durée de conservation. Une plus grande quantité n’est pas automatiquement plus économique.

Comment m’assurer que les économies ne nuisent pas à la qualité ?

Définissez au préalable le niveau de qualité requis et testez tout changement dans les conditions réelles d’utilisation. Recueillez les retours du personnel et surveillez les réclamations, la consommation et la charge de travail. Interrompez ou corrigez une mesure si elle ne répond pas aux exigences essentielles.

Comment savoir si une mesure a réellement réduit les coûts ?

Comparez les postes de coût définis au préalable sur des périodes pertinentes et tenez compte des variations de volumes et des conditions d’exploitation. Relevez les éventuels coûts supplémentaires et les effets sur la qualité. Consignez les hypothèses afin que la conclusion puisse être vérifiée.